T: Kami mendapati manajer komunitas melakukan penggelapan dari asosiasi pemilik rumah dengan kartu debit HOA yang dikeluarkannya. Dia “kehilangan” banyak kwitansi dan deskripsi yang memudar tentang barang-barang pribadi yang dia beli untuk dirinya sendiri (rokok, pasta gigi, pembelian uang kembali, dan penarikan ATM) tanpa memperhitungkan ke mana uang itu pergi, dll.). Jelas bahwa tidak ada seorang pun yang mewakili HOA yang meninjau tanda terima ini selama 16 bulan. Bendahara dan presiden kami dianggap gagal karena tidak memeriksa kuitansi pembeliannya.
Siapa yang harus memverifikasi tanda terima pembelian? Haruskah presiden dan atau bendahara dilibatkan?
Presiden kami baru-baru ini ditanya oleh seorang anggota dewan apakah dia atau bendahara mengaudit pembelian yang dilakukan oleh manajer, dan dia menjawab bahwa itu bukan tugas mereka. Dia mengatakan auditor memeriksa hal-hal itu. Namun, auditor hanya memeriksa angka-angka tersebut untuk melihat apakah semuanya benar dan pembelian telah dicatat dengan benar dalam daftar pengeluaran yang tepat di laporan keuangan.
Saya tahu Anda adalah manajer HOA dan saya bertanya-tanya apakah ada orang di HOA yang memverifikasi tanda terima pembelian yang Anda lakukan, atau apakah menurut Anda tugas bendahara dan presiden adalah memverifikasi pembelian tersebut sebelum mereka memilih untuk menerima keuangan dari perusahaan manajemen?
Presiden kami juga menjalankan programnya sendiri di sini dan membuat banyak keputusan yang menurut anggota dewan ini harus diajukan ke seluruh dewan. Misalnya, dia secara sepihak membuat keputusan bahwa ketua acara sosial kita tidak dapat melakukan pembelian acara dengan kartu kredit pribadinya dan mendapatkan penggantian dari HEV. Hal ini, ditambah beberapa isu kontroversial lainnya, menyebabkan kelima anggota komite mengundurkan diri.
Dalam kasus baru-baru ini di mana saya menggugat HE karena mengeluarkan saya secara ilegal dari dewan, presiden membiarkan anggota dewan tersebut tidak mengetahui apa pun tentang apa yang sedang terjadi, dan secara sepihak memutuskan untuk tidak menuntut saya atas biaya hukum ketika saya kalah. kasus.
Menurut pendapat Anda, apakah dia tidak wajib membawa masalah ini ke hadapan seluruh dewan untuk mengambil keputusan penting?
A: Para penandatangan rekening giro asosiasi harus meninjau semua pengeluaran sebelum disetujui untuk pembayaran. Dalam hal kartu kredit atau debit, harus ada tanda terima untuk membuktikan tagihan terhadap rekening asosiasi. Sudah menjadi kebijakan standar bahwa departemen akuntansi perusahaan manajemen akan meminta tanda terima yang sesuai untuk merekonsiliasi laporan kartu pembayaran.
Tanda pertama adanya masalah adalah kuitansi yang hilang. Presiden dan/atau bendahara mempunyai tanggung jawab untuk mewawancarai manajer. Tanda masalah kedua adalah penarikan uang tunai dari mesin ATM.
Seluruh tujuan kartu charge atau debit adalah untuk menghindari pembayaran pengeluaran dengan uang tunai. Selain itu, perusahaan manajemen seharusnya mengibarkan bendera merah kepada dewan direksi. Pengawasan seperti ini akan mendeteksi gerhana lebih cepat.
Presiden tidak boleh mengambil keputusan sepihak. Dewan harus terlibat dan bertindak baik pada rapat eksekutif atau rapat dewan.
Barbara Holland adalah seorang penulis dan pendidik manajemen properti. Pertanyaan dapat dikirim ke [email protected].
